Workflow
Workflow automatizace v Portiny spojuje akce modulů a notifikační pravidla do jednoho systému. Kopírujte záznamy mezi moduly, editujte desítky řádků najednou nebo zamykejte hotová data proti přepsání. Notifikace e-mailem či SMS odešle systém automaticky při změně záznamu — okamžitě, hodinově nebo v denním souhrnu.
Automatizace firemních procesů bez jediného řádku kódu
Workflow v Portiny stojí na dvou pilířích: akce modulů pro hromadné operace s daty a notifikační pravidla pro automatické upozornění na změny. Místo ručního přepisování záznamů nebo posílání e-mailů necháte systém pracovat za vás.
Schválenou objednávku zkopírujete do fakturace jedním kliknutím. Když se změní stav záznamu, zodpovědná osoba dostane e-mail nebo SMS. Vše bez programování, přímo z prostředí tabulky.
Jak nastavit workflow za pár minut
Otevřete záložku Akce v builderu modulu
Každý modul má vlastní sadu akcí. Přidejte novou a vyberte typ — kopírování, hromadná editace, zamknutí nebo složená akce.
Nakonfigurujte detaily
U kopírování namapujte zdrojová pole na cílový modul. U hromadné editace nastavte, které pole se změní a na jakou hodnotu. Složená akce zřetězí víc kroků do jedné sekvence.
Omezte přístup na vybrané role
Akci zpřístupníte jen obchodníkům, správcům nebo komukoli dalšímu. Pokud role nenastavíte, akce je dostupná všem.
Spouštějte akce přímo z nástrojové lišty
Označte záznamy v tabulce, klikněte na akci a potvrďte. Systém operaci provede okamžitě.
Kde workflow ušetří nejvíc času
Objednávka do faktury jedním klikem
Schválená objednávka se zkopíruje do modulu Fakturace i s namapovanými poli — zákazník, částka, datum splatnosti. Ruční přepisování odpadá.
Hromadná změna stavu desítek záznamů
Konec měsíce, 80 otevřených ticketů. Označíte je, jednou akcí nastavíte stav na „Uzavřeno" a přidáte poznámku. Hotovo za vteřiny.
Automatický e-mail při změně záznamu
Vedoucí skladu přidá poznámku k reklamaci — zodpovědný obchodník okamžitě dostane e-mail s detaily. Nemusí nic hlídat, systém to řeší sám.
Naplánovaný export na SFTP server
Denní CSV s objednávkami automaticky nahrané na váš SFTP server. Vyberete pohled, formát a interval — systém exportuje bez zásahu.
Co workflow automatizace přináší
Notifikace odcházejí automaticky — okamžitě, hodinově, denně, týdně nebo měsíčně.
Finalizovaný dokument zamknete jednou akcí. Nikdo ho nepřepíše, dokud ho neodemknete.
Označte 50 záznamů a změňte jim hodnotu pole najednou. Šetří minuty i nervy.
Upozornění pošlete jen pro záznamy, které splňují vaše podmínky — třeba jen stav „Nový".
Notifikace jde přesně tomu, kdo je v záznamu uveden jako zodpovědný — e-mail, uživatel nebo celá role.
Nastavte maximální počet e-mailů za hodinu. Více událostí sloučíte do jednoho souhrnu.
Složená akce: víc kroků, jedno kliknutí
Potřebujete zkopírovat záznam do jiného modulu, nastavit mu stav a zamknout ho? Složená akce zřetězí všechny tři kroky do jedné operace s garantovaným pořadím. Uživatel klikne jednou, systém provede celou sekvenci. Nastavíte to v builderu během pár minut.
Vyzkoušejte workflow automatizaci
Zaregistrujte se a nastavte si první akce a notifikační pravidla. Ruční práce s daty může být minulostí.
Vyzkoušet zdarmaSouvisející funkce
Vyzkoušejte si vše na vlastní kůži
Po registraci si můžete vytvořit demo projekt — ukázkovou stavební firmu s 9 moduly a testovacími daty. Vše, co vidíte na videích, si můžete sami proklikat a vyzkoušet.